Gruppo di lavoro
Spese dei seminari e Cassa Comune
Come vengono organizzate le spese
I seminari sono realizzati attraverso un Gruppo di Lavoro temporaneo formato dai partecipanti.
Il Gruppo di Lavoro viene costituito per la specifica iniziativa e cessa con la conclusione del seminario.
Le spese necessarie alla realizzazione del seminario vengono sostenute direttamente dai partecipanti attraverso una Cassa Comune.
L’Associazione Laboratorio d’Idee non organizza il seminario e non partecipa alla sua gestione economica.
Quali sono le spese
Prima della realizzazione del seminario, i partecipanti valutano le spese necessarie.
A seconda della specifica iniziativa, possono essere previste, ad esempio:
- utilizzo o affitto della sala;
- compenso del docente o conduttore;
- eventuale attrezzatura;
- materiali necessari al seminario;
- pulizia e altri costi della struttura;
- eventuali altri servizi necessari allo svolgimento dell’iniziativa.
Le spese vengono stimate prima dell’inizio del seminario e comunicate ai partecipanti.
L’importo indicato per ciascun partecipante è quindi una partecipazione alle spese comuni previste, non il prezzo di un servizio fornito dall’Associazione.
La Cassa Comune
Per sostenere le spese del seminario, i partecipanti costituiscono una Cassa Comune.
La Cassa Comune è costituita e gestita esclusivamente dai partecipanti al Gruppo di Lavoro.
I partecipanti individuano una persona incaricata di raccogliere e utilizzare le somme necessarie per pagare le spese concordate.
La Cassa Comune non appartiene all’Associazione
Le somme della Cassa Comune:
- non vengono versate all’Associazione Laboratorio d’Idee;
- non vengono raccolte dall’Associazione;
- non vengono custodite dall’Associazione;
- non vengono gestite dall’Associazione;
- non costituiscono quote associative;
- non rappresentano il pagamento di un servizio dell’Associazione.
L’Associazione non riceve alcuna parte delle somme raccolte per il seminario.
Documentazione delle spese
Le spese sostenute dal Gruppo di Lavoro sono documentate, quando previsto dalla natura dell’operazione e dalla normativa applicabile, mediante fatture, ricevute, documenti commerciali o altra documentazione idonea.
Può verificarsi che per piccole spese o per l’utilizzo occasionale di attrezzature messe a disposizione da conoscenti o altri soggetti non venga rilasciato un documento di spesa. In tali casi, la Cassa Comune può registrare l’esborso effettivamente sostenuto, indicando la data, la natura della spesa, l’importo, il soggetto che ha ricevuto il pagamento e il Partecipante che ha effettuato materialmente il pagamento.
Tale annotazione costituisce esclusivamente una registrazione interna della Cassa Comune e non sostituisce eventuali documenti fiscali o altri adempimenti che siano obbligatori per il soggetto che riceve il pagamento.
Quando la somma corrisposta costituisce invece un compenso per una prestazione personale o professionale, il Gruppo di Lavoro provvede a gestirla secondo le modalità previste dalla normativa applicabile alla specifica prestazione.
L’Associazione Laboratorio d’Idee non effettua tali pagamenti, non gestisce la Cassa Comune e non assume il ruolo di committente delle eventuali prestazioni.
Quanto deve versare ciascun partecipante
L’importo indicato nella pagina del singolo seminario rappresenta la somma indicativa necessaria per partecipare alle spese comuni.
Per esempio, se le spese complessive previste sono € 1.140 e i partecipanti sono 12:
€ 1.140 ÷ 12 = € 95 per partecipante.
I € 95 non costituiscono il prezzo del seminario.
Rappresentano la partecipazione del singolo partecipante alle spese comuni che il Gruppo di Lavoro deve sostenere per realizzare l’iniziativa.
L’importo effettivo può variare qualora cambino il numero dei partecipanti o le spese effettivamente sostenute.
L’anticipo
Per alcune iniziative può essere richiesto un anticipo per consentire al Gruppo di Lavoro di sostenere in tempo utile le spese necessarie, ad esempio la prenotazione della sala o altri costi che devono essere pagati prima del seminario.
L’anticipo viene considerato a tutti gli effetti come parte della partecipazione alle spese comuni.
Ad esempio:
Partecipazione indicativa alle spese: € 95
Anticipo: € 45
Eventuale saldo: € 50
Il saldo effettivo viene determinato sulla base delle spese effettivamente sostenute e della ripartizione concordata tra i partecipanti.
Come viene effettuato il versamento
Nel modulo di adesione il partecipante può indicare la modalità con cui intende effettuare l’anticipo:
- PayPal;
- Bonifico bancario;
- contanti.
Le istruzioni per il versamento vengono comunicate dopo l’invio della richiesta di adesione.
Il versamento viene effettuato direttamente a favore della Cassa Comune, secondo le modalità comunicate dal partecipante incaricato della sua gestione.
Non viene effettuato alcun versamento all’Associazione Laboratorio d’Idee.
Che cosa succede alla fine del seminario
Al termine dell’iniziativa vengono confrontate le somme raccolte con le spese effettivamente sostenute.
Se rimane una somma
Se le somme raccolte risultano superiori alle spese effettivamente sostenute, l’eventuale residuo viene restituito ai partecipanti secondo il criterio concordato dal Gruppo di Lavoro.
Se le spese sono superiori
Se le spese effettive risultano superiori alle somme raccolte, i partecipanti provvedono a integrare la Cassa Comune secondo il criterio di ripartizione concordato.
In questo modo la Cassa Comune ha esclusivamente la funzione di coprire le spese effettive dell’iniziativa.
In caso di rinuncia
Se un partecipante rinuncia dopo aver versato un anticipo, l’eventuale restituzione viene valutata tenendo conto delle spese che il Gruppo di Lavoro abbia già sostenuto o che siano diventate non recuperabili.
Per esempio, se l’anticipo è stato utilizzato per pagare una sala che non prevede rimborso, quella parte della somma non può essere considerata disponibile per la restituzione.
Se invece le somme sono ancora integralmente disponibili e non sono state sostenute spese non recuperabili, il Gruppo di Lavoro provvede alla restituzione secondo quanto concordato tra i partecipanti.
Il ruolo dell’Associazione Laboratorio d’Idee
L’Associazione Laboratorio d’Idee mette gratuitamente a disposizione il proprio sito per consentire ai Gruppi di Lavoro di presentare e pubblicizzare le proprie iniziative.
La pubblicazione sul sito ha esclusivamente una funzione informativa e di comunicazione.
L’Associazione:
- non organizza il seminario;
- non sceglie i partecipanti;
- non decide il numero dei partecipanti;
- non stabilisce l’importo delle spese;
- non decide come vengono ripartite le spese;
- non sceglie il docente o il conduttore;
- non stipula i rapporti con eventuali docenti, professionisti o altri prestatori per conto del Gruppo di Lavoro;
- non affitta la sala;
- non paga le spese del seminario;
- non raccoglie l’anticipo;
- non gestisce la Cassa Comune;
- non riceve somme dai partecipanti;
- non trattiene alcuna percentuale sulle somme raccolte;
- non riceve compensi per il seminario;
- non garantisce lo svolgimento dell’iniziativa.
L’eventuale presenza del seminario sul sito dell’Associazione non modifica in alcun modo la natura autonoma del Gruppo di Lavoro.
Il Gruppo di Lavoro
Il Gruppo di Lavoro è costituito esclusivamente dalle persone che partecipano alla specifica iniziativa.
- I partecipanti decidono autonomamente:
- come organizzare il seminario;
- quali spese sostenere;
- come ripartire le spese;
- chi incaricare della gestione della Cassa Comune;
- quali eventuali servizi utilizzare;
- come regolare le somme alla conclusione dell’iniziativa.
Gli accordi tra i partecipanti possono essere raggiunti anche verbalmente.
Per ogni iniziativa viene predisposta una Scheda sintetica dell’accordo, che riepiloga le principali informazioni economiche:
• iniziativa;
• data e luogo;
• numero dei partecipanti;
• spese previste;
• criterio di ripartizione;
• somma indicativa per partecipante;
• persona incaricata della Cassa Comune.
Alla conclusione dell’iniziativa
Con la conclusione del seminario termina anche il Gruppo di Lavoro costituito per quella specifica iniziativa.
I partecipanti provvedono alla definizione delle spese e alla restituzione dell’eventuale residuo.
Può inoltre essere predisposta una Dichiarazione di conclusione del Gruppo di Lavoro (ulteriori informazioni al punto 10) , nella quale viene semplicemente attestato che l’iniziativa si è conclusa e che la gestione economica comune è stata definita tra i partecipanti.
In sintesi
Chi organizza il seminario?
I partecipanti riuniti nel Gruppo di Lavoro.
Chi sostiene le spese?
I partecipanti, attraverso la Cassa Comune.
Chi gestisce la Cassa Comune?
Un partecipante incaricato dal Gruppo di Lavoro.
Chi riceve i soldi?
La Cassa Comune del Gruppo di Lavoro, attraverso il partecipante incaricato.
L’Associazione riceve una parte dei soldi?
No.
L’Associazione organizza il seminario?
No.
L’importo indicato è il prezzo del seminario?
No. È la partecipazione indicativa alle spese comuni previste.
Se avanzano dei soldi?
L’eventuale residuo viene restituito ai partecipanti secondo quanto concordato.
Se le spese aumentano?
La differenza viene ripartita tra i partecipanti secondo il criterio concordato.
Che cosa succede alla fine?
Il seminario si conclude, le spese vengono definite e il Gruppo di Lavoro cessa.
IMPORTANTE
L’Associazione Laboratorio d’Idee non incassa quote di iscrizione per questi seminari.
Le somme richieste ai partecipanti sono destinate esclusivamente alla Cassa Comune del Gruppo di Lavoro e servono a sostenere le spese dell’iniziativa.
