GRUPPI DI LAVORO – REGOLE INTERNE

Premessa

L’Associazione Laboratorio d’Idee mette gratuitamente a disposizione dei Gruppi di Lavoro uno spazio sul proprio sito per consentire ai Partecipanti di presentare e pubblicizzare una propria iniziativa.

L’Associazione non organizza gli eventi dei Gruppi di Lavoro, che sono costituiti dai Partecipanti e operano autonomamente.

L’ospitalità sul sito è esclusivamente un servizio gratuito di pubblicazione e non comporta alcuna partecipazione dell’Associazione all’organizzazione, alla gestione economica o allo svolgimento dell’iniziativa.

In particolare, l’Associazione:

può eventualmente pubblicare le informazioni ricevute dai Partecipanti;
non incassa denaro dai Partecipanti;
non stabilisce il costo dell’iniziativa;
non raccoglie le iscrizioni;
non seleziona i Partecipanti;
non sceglie il docente o altro eventuale prestatore di servizi;
non affitta la sala;
non paga le spese dell’iniziativa;
non gestisce la Cassa Comune;
non decide come vengono ripartite le spese;
non garantisce lo svolgimento dell’evento;
non risponde della sua organizzazione o della sua gestione economica.

L’Associazione non riceve alcun compenso per la pubblicazione e per lo spazio messo a disposizione.

01 – DEFINIZIONE DEL GRUPPO DI LAVORO

01.1 – Il Gruppo di Lavoro (di seguito anche GL) è un gruppo temporaneo di persone che si riuniscono per realizzare insieme una specifica iniziativa, quale, a titolo esemplificativo, un seminario, un laboratorio, un incontro o altra attività teatrale.

01.2 – Il GL costituisce un punto di incontro e di aggregazione tra le persone che intendono partecipare alla specifica iniziativa.

La partecipazione al GL non comporta l’iscrizione all’Associazione Laboratorio d’Idee e non attribuisce la qualità di socio dell’Associazione.

Ogni Partecipante, aderendo all’iniziativa, dichiara di aver preso conoscenza delle presenti regole.

01.3 – Il GL non costituisce un’associazione, un ente o altro soggetto autonomo e non dispone di personalità giuridica propria.

Esso costituisce esclusivamente un accordo temporaneo tra i Partecipanti finalizzato alla realizzazione della specifica iniziativa.

Il GL non ha statuto, organi permanenti o una struttura organizzativa stabile.

Per la singola iniziativa i Partecipanti possono individuare uno o più incaricati per la gestione pratica delle attività, delle spese e dei rapporti necessari alla realizzazione dell’evento.

Gli accordi tra i Partecipanti, compresi quelli relativi all’organizzazione dell’iniziativa e alla ripartizione delle spese, possono essere raggiunti anche verbalmente.

Non sono previste quote di iscrizione al GL.

01.4 – Ogni GL viene costituito in relazione a una specifica iniziativa.

A titolo esemplificativo:

GL per un determinato seminario teatrale;
GL per un laboratorio teatrale;
GL per un incontro o altra specifica attività.

Il GL è temporaneo e cessa con la conclusione dell’iniziativa per la quale è stato costituito.

Non esiste pertanto un GL permanente destinato a svolgere una pluralità indistinta di attività.

01.5 – Chi intende proporre un’iniziativa può comunicarla all’Associazione attraverso i contatti indicati sul sito.

L’Associazione può, a propria discrezione, pubblicare gratuitamente sul proprio sito le informazioni ricevute.

La pubblicazione non costituisce approvazione, organizzazione, sponsorizzazione o partecipazione dell’Associazione all’iniziativa.

Nulla è dovuto dai Partecipanti all’Associazione per tale pubblicazione.

Il GL può inoltre pubblicizzare autonomamente la propria iniziativa attraverso e-mail, social network, siti internet o altri mezzi che ritenga opportuni.

01.6 – Il GL opera senza finalità di lucro.

Le eventuali somme raccolte dai Partecipanti sono destinate esclusivamente alla copertura delle spese necessarie alla realizzazione della specifica iniziativa e non costituiscono un compenso per l’attività dei Partecipanti.

02 – PARTECIPANTI

02.1 – Al GL partecipano esclusivamente le persone che aderiscono alla specifica iniziativa.

I Partecipanti non sono soci dell’Associazione per il solo fatto di partecipare al GL.

02.2 – Le decisioni relative alla specifica iniziativa sono assunte dai Partecipanti secondo modalità da loro liberamente concordate.

02.3 – I Partecipanti decidono autonomamente, tra l’altro:

il luogo nel quale svolgere l’iniziativa;
l’eventuale docente o conduttore;
il numero dei Partecipanti;
le spese necessarie;
il preventivo delle spese;
le modalità di ripartizione delle spese;
le modalità di costituzione e gestione della Cassa Comune;
l’eventuale individuazione di uno o più Partecipanti incaricati della gestione pratica o amministrativa.

02.4 – I Partecipanti possono, se lo ritengono utile, costituire un Collegio dei Partecipanti o individuare uno o più incaricati per coordinare le attività necessarie alla realizzazione dell’iniziativa.

Tali incarichi sono conferiti e svolti nell’ambito dell’accordo tra i Partecipanti.

02.5 – L’eventuale attività personale svolta volontariamente da un Partecipante per la realizzazione dell’iniziativa è prestata gratuitamente, salvo che i Partecipanti abbiano diversamente concordato nel rispetto della normativa applicabile.

In particolare, l’eventuale attività di un docente, professionista o altro soggetto esterno al GL che debba essere retribuita costituisce una spesa dell’iniziativa e deve essere gestita dai Partecipanti nel rispetto delle disposizioni di legge applicabili.

L’Associazione Laboratorio d’Idee non conferisce incarichi, non stipula rapporti con il docente o con altri prestatori e non corrisponde loro compensi.

02.6 – La partecipazione al GL è gratuita.

Le somme eventualmente versate dai Partecipanti sono destinate esclusivamente alla copertura delle spese comuni dell’iniziativa secondo quanto preventivamente concordato tra i Partecipanti.

Tali somme non costituiscono una quota associativa né un corrispettivo dovuto all’Associazione.

02.7 – La gestione delle spese è sotto il controllo dei Partecipanti, che possono verificare le entrate e le uscite relative all’iniziativa durante il suo svolgimento e prima della sua conclusione.

Eventuali contestazioni relative alla gestione della Cassa Comune dovranno, per quanto possibile, essere affrontate tra i Partecipanti prima della conclusione dell’iniziativa.

02.8 – CONCLUSIONE DEL GRUPPO DI LAVORO

Con la conclusione dell’iniziativa cessano le attività del Gruppo di Lavoro e si esaurisce l’accordo temporaneo tra i Partecipanti costituito per la realizzazione dell’evento.

Al termine dell’iniziativa i Partecipanti possono sottoscrivere una Dichiarazione di conclusione del Gruppo di Lavoro, predisposta per documentare l’avvenuta conclusione dell’evento e la definizione della gestione economica comune.

Con tale dichiarazione i Partecipanti possono attestare:

l’avvenuta conclusione dell’iniziativa;
la definizione delle spese sostenute;
l’avvenuto regolamento delle somme dovute tra i Partecipanti;
l’eventuale restituzione delle somme residue della Cassa Comune;
l’assenza di ulteriori somme da versare o da ricevere tra i Partecipanti relativamente alla gestione economica dell’iniziativa.

La dichiarazione può inoltre confermare che gli accordi organizzativi ed economici relativi all’iniziativa sono stati raggiunti tra i Partecipanti, anche verbalmente.

La dichiarazione documenta la conclusione dell’accordo temporaneo relativo alla specifica iniziativa.

Restano in ogni caso fermi i diritti e gli obblighi che non possano essere validamente esclusi o modificati ai sensi di legge.

03 – ORGANIZZAZIONE DEL GRUPPO DI LAVORO

03.1 – I Partecipanti sono liberi di organizzarsi autonomamente nel modo che ritengono più opportuno per la realizzazione dell’iniziativa.

L’organizzazione può essere concordata anche esclusivamente verbalmente.

A titolo esemplificativo, i Partecipanti possono:

individuare un Partecipante incaricato di raccogliere le somme destinate alla Cassa Comune;
individuare un Partecipante incaricato delle comunicazioni con gli altri Partecipanti;
individuare un Partecipante incaricato dei rapporti con il proprietario della sala o con altri fornitori;
ripartire tra loro le altre attività necessarie alla realizzazione dell’evento.

Gli incarichi sono conferiti dai Partecipanti e non dall’Associazione.

03.2 – Il Partecipante eventualmente incaricato della gestione materiale della Cassa Comune agisce nell’ambito dell’accordo tra i Partecipanti e per le necessità della specifica iniziativa.

La Cassa Comune non appartiene all’Associazione Laboratorio d’Idee.

03.3 – Le modalità concrete di raccolta, custodia e utilizzo delle somme vengono stabilite dai Partecipanti.

Le spese devono essere sostenute esclusivamente per le necessità della specifica iniziativa.

04 – CASSA COMUNE E RIPARTIZIONE DELLE SPESE

04.1 – La Cassa Comune non costituisce il prezzo dell’evento né una quota di iscrizione.

Essa rappresenta la provvista destinata alla copertura delle spese comuni necessarie alla realizzazione della specifica iniziativa.

Prima dell’inizio dell’evento i Partecipanti concordano, anche verbalmente, le spese prevedibili e la loro ripartizione.

04.2 – A titolo esemplificativo, possono rientrare tra le spese comuni:

affitto della sala;
eventuale attrezzatura;
pulizia;
riscaldamento o altri costi della struttura;
materiali necessari;
eventuali servizi necessari alla realizzazione dell’iniziativa;
compensi eventualmente dovuti a docenti, professionisti o altri prestatori, quando previsti e gestiti nel rispetto della normativa applicabile;
altre spese direttamente connesse all’iniziativa.

04.3 – La provvista necessaria può essere raccolta in un’unica soluzione oppure mediante un anticipo e un successivo saldo, secondo quanto concordato dai Partecipanti.

L’importo richiesto a ciascun Partecipante viene determinato sulla base delle spese comuni previste e delle modalità di ripartizione concordate.

04.4 – I Partecipanti possono predisporre un preventivo delle spese anche in forma semplice e anche verbalmente.

L’importo necessario viene ripartito tra i Partecipanti secondo criteri da essi concordati.

A titolo puramente esemplificativo:

Spesa	Importo
Affitto sala	€ 600
Attrezzatura	€ 150
Pulizie	€ 100
Materiale	€ 100
Altre spese	€ 190
Totale	€ 1.140

Se i Partecipanti sono 12 e decidono di ripartire le spese in parti uguali:

€ 1.140 ÷ 12 = € 95,00 per Partecipante.

I € 95,00 rappresentano in questo esempio la quota di partecipazione alle spese comuni previste, e non il prezzo di un servizio fornito dall’Associazione.

04.5 – Al termine dell’iniziativa i Partecipanti verificano le spese effettivamente sostenute.

Se la somma raccolta è superiore alle spese effettivamente sostenute, l’eventuale residuo viene restituito ai Partecipanti secondo le modalità da essi concordate.

Esempio:

somme raccolte: € 1.140;
spese effettive: € 1.000;
residuo: € 140.

I € 140 vengono restituiti ai Partecipanti secondo quanto concordato tra loro.

04.6 – Se un Partecipante rinuncia all’iniziativa prima del suo svolgimento, la restituzione della somma eventualmente già versata viene determinata tenendo conto delle spese che, al momento della rinuncia, siano già state sostenute o siano divenute non recuperabili.

In particolare, qualora una parte della provvista sia già stata utilizzata per una spesa non rimborsabile, tale parte non potrà essere restituita.

Qualora invece l’evento venga annullato e le somme versate siano recuperabili, esse vengono restituite ai Partecipanti, salvo le eventuali spese già sostenute e non recuperabili.

04.7 – Le somme destinate alla Cassa Comune possono essere versate secondo le modalità concordate dai Partecipanti, direttamente al Partecipante incaricato della gestione della Cassa Comune.

L’Associazione Laboratorio d’Idee non raccoglie né custodisce tali somme.

04.8 – Nessuna somma relativa alla Cassa Comune deve essere versata all’Associazione Laboratorio d’Idee.

L’Associazione non partecipa alla ripartizione delle spese e non riceve alcuna parte della Cassa Comune.

04.9 – Documentazione delle spese

Le spese sostenute dal Gruppo di Lavoro sono documentate, quando previsto dalla natura dell’operazione e dalla normativa applicabile, mediante fatture, ricevute, documenti commerciali o altra documentazione idonea.

Può verificarsi che per piccole spese o per l’utilizzo occasionale di attrezzature messe a disposizione da conoscenti o altri soggetti non venga rilasciato un documento di spesa. In tali casi, la Cassa Comune può registrare l’esborso effettivamente sostenuto, indicando la data, la natura della spesa, l’importo, il soggetto che ha ricevuto il pagamento e il Partecipante che ha effettuato materialmente il pagamento.

Tale annotazione costituisce esclusivamente una registrazione interna della Cassa Comune e non sostituisce eventuali documenti fiscali o altri adempimenti che siano obbligatori per il soggetto che riceve il pagamento.

Quando la somma corrisposta costituisce invece un compenso per una prestazione personale o professionale, il Gruppo di Lavoro provvede a gestirla secondo le modalità previste dalla normativa applicabile alla specifica prestazione.

L’Associazione Laboratorio d’Idee non effettua tali pagamenti, non gestisce la Cassa Comune e non assume il ruolo di committente delle eventuali prestazioni.

05 – DOCENTE, COLLABORATORI E SERVIZI

05.1 – La scelta dell’eventuale docente, conduttore, professionista, collaboratore o altro prestatore necessario alla realizzazione dell’iniziativa compete esclusivamente ai Partecipanti.

L’Associazione Laboratorio d’Idee non effettua la scelta e non conferisce l’incarico.

05.2 – Qualora un docente, professionista o altro prestatore debba essere retribuito, il relativo costo costituisce una spesa dell’iniziativa e viene sostenuto dai Partecipanti attraverso la Cassa Comune, nel rispetto della normativa fiscale, previdenziale e lavoristica eventualmente applicabile.

Il relativo rapporto viene instaurato dai soggetti competenti e non dall’Associazione.

05.3 – Quando invece un Partecipante svolge volontariamente una propria attività personale per la realizzazione dell’iniziativa, tale attività può essere prestata gratuitamente.

06 – RESPONSABILITÀ E ASSICURAZIONE

06.1 – Il GL è un accordo temporaneo tra i Partecipanti e non è un soggetto giuridico autonomo.

Le decisioni relative all’iniziativa sono assunte dai Partecipanti e l’organizzazione concreta dell’evento compete ai Partecipanti stessi.

06.2 – Le presenti regole non intendono escludere, trasferire o limitare responsabilità che derivino dalla legge.

Ciascun Partecipante è tenuto a comportarsi con la necessaria prudenza e a rispettare le regole di sicurezza relative all’attività e al luogo nel quale essa si svolge.

06.3 – L’eventuale necessità di una copertura assicurativa viene valutata dai Partecipanti in relazione alla specifica iniziativa, al luogo e alle attività svolte.

L’Associazione Laboratorio d’Idee non stipula assicurazioni per conto del GL e non garantisce l’esistenza di una copertura assicurativa per l’iniziativa.

07 – FOTO, VIDEO E COMUNICAZIONI

07.1 – L’eventuale realizzazione e pubblicazione di fotografie o video dell’iniziativa deve avvenire nel rispetto della normativa applicabile e dei diritti delle persone riprese.

Il consenso alla pubblicazione di immagini riconoscibili deve essere acquisito quando necessario.

07.2 – I Partecipanti possono utilizzare, per le comunicazioni relative alla specifica iniziativa, strumenti quali e-mail, gruppi di messaggistica o social network, secondo modalità concordate tra loro.

L’eventuale presenza di un gruppo di comunicazione non comporta alcuna partecipazione dell’Associazione alla gestione del GL.

08 – CONTROVERSIE

08.1 – Eventuali divergenze tra i Partecipanti relative all’organizzazione o alla gestione economica dell’iniziativa sono preliminarmente affrontate dagli stessi in via amichevole.

08.2 – I Partecipanti sono invitati, per quanto possibile, a risolvere eventuali contestazioni prima della conclusione dell’iniziativa.

La conclusione del GL non impedisce l’esercizio dei diritti che la legge riconosce ai Partecipanti.

0.9 – DICHIARAZIONE FINALE

La partecipazione a un Gruppo di Lavoro comporta l’accettazione delle presenti regole.

Il Partecipante prende atto che:

il GL è costituito esclusivamente per una specifica iniziativa;
il GL è temporaneo e cessa con la conclusione dell’iniziativa;
il GL non è un’associazione e non è un organismo dell’Associazione Laboratorio d’Idee;
gli accordi tra i Partecipanti possono essere raggiunti anche verbalmente;
le decisioni relative all’iniziativa sono assunte autonomamente dai Partecipanti;
le eventuali somme versate sono destinate esclusivamente alla copertura delle spese comuni;
l’Associazione Laboratorio d’Idee non incassa tali somme e non partecipa alla loro gestione;
l’ospitalità gratuita sul sito dell’Associazione non significa organizzazione, sponsorizzazione o garanzia dell’iniziativa da parte dell’Associazione;
alla conclusione dell’evento il GL cessa e si esaurisce l’accordo temporaneo costituito per quella specifica iniziativa.

10 – DOCUMENTO DI CHIUSURA DELL’INIZIATIVA

Al termine del seminario o dell’altra iniziativa, il Gruppo di Lavoro conclude la propria attività con la definizione della gestione della Cassa Comune e delle eventuali somme ancora dovute o da restituire.

10.1 – Conclusione del Gruppo di Lavoro

Il Gruppo di Lavoro è costituito esclusivamente per la realizzazione della specifica iniziativa e si considera concluso al termine della stessa, una volta definita la gestione economica della Cassa Comune.

La conclusione può avvenire mediante una Dichiarazione di conclusione del Gruppo di Lavoro, sottoscritta dai Partecipanti che lo ritengano opportuno.

La dichiarazione ha esclusivamente la funzione di attestare che l’iniziativa si è conclusa e che, per quanto riguarda i rapporti interni tra i Partecipanti, la gestione della Cassa Comune è stata definita.

10.2 – Accordo verbale

Redigere un documento scritto per la dichiarazione di conclusione del Gruppo di Lavoro scritta non è obbligatorio.

Qualora tutti i Partecipanti siano d’accordo, il Gruppo di Lavoro può concludere l’iniziativa anche mediante un accordo verbale, con la conferma unanime che:

l’iniziativa si è conclusa;
le spese della Cassa Comune sono state definite;
eventuali differenze tra le somme raccolte e le spese sostenute sono state regolate tra i Partecipanti;
non vi sono ulteriori somme da versare o da restituire tra i Partecipanti, salvo quanto eventualmente concordato;
non si ritiene necessario conservare ulteriore documentazione interna relativa all’iniziativa.

Tale decisione riguarda esclusivamente la documentazione interna del Gruppo di Lavoro e resta fatto salvo ogni eventuale obbligo di conservazione previsto dalla legge.

10.3 – Conservazione della dichiarazione

Qualora venga redatta la Dichiarazione di conclusione del Gruppo di Lavoro, essa può essere conservata dal Partecipante o dai Partecipanti che ne hanno curato la gestione, secondo le modalità da loro ritenute opportune e nel rispetto degli eventuali obblighi di legge applicabili.

L’Associazione Laboratorio d’Idee non è tenuta a ricevere o conservare tale documentazione.

10.4 – Chiusura della Cassa Comune

Prima della conclusione del Gruppo di Lavoro, i Partecipanti verificano le somme effettivamente raccolte e le spese effettivamente sostenute.

Se risulta un avanzo, questo viene restituito ai Partecipanti secondo quanto concordato tra loro.

Se invece le spese risultano superiori alle somme raccolte, la differenza viene ripartita tra i Partecipanti secondo il criterio precedentemente concordato.

Con la definizione della Cassa Comune si intendono regolati i rapporti economici interni relativi all’iniziativa.

10.5 – Ruolo dell’Associazione

L’Associazione Laboratorio d’Idee rimane estranea alla gestione del Gruppo di Lavoro e alla gestione economica dell’iniziativa.

In particolare, l’Associazione:

non organizza l’iniziativa;
non gestisce la Cassa Comune;
non riceve né custodisce le somme versate dai Partecipanti;
non provvede al pagamento delle spese dell’iniziativa;
non partecipa alla ripartizione delle spese tra i Partecipanti;
non riceve la Dichiarazione di conclusione del Gruppo di Lavoro;
non è responsabile della documentazione relativa alla gestione economica dell’iniziativa.

L’eventuale pubblicazione dell’iniziativa sul sito dell’Associazione e la messa a disposizione gratuita dello spazio web non modificano la natura autonoma del Gruppo di Lavoro né comportano una partecipazione dell’Associazione all’organizzazione o alla gestione economica dell’iniziativa.

10.6 – Fine dell’iniziativa

Con la conclusione dell’iniziativa e la definizione della Cassa Comune, il Gruppo di Lavoro cessa di esistere.

Non sono previsti ulteriori adempimenti formali, salvo quelli eventualmente derivanti da specifici obblighi di legge o da accordi assunti dai Partecipanti.